Materiallager in Bauhandwerksbetrieben sind oft desorganisiert und unübersichtlich. Doch was kann man dagegen tun?

"Die Ursache für ein unorganisiertes Lager ist häufig ein Mangel an einfachen, standardisierten Abläufen. Das "Paulus-Lager" beseitigt diese Engpässe auf Dauer und sorgt dafür, dass ein Betrieb gar nicht erst in die roten Zahlen rutscht. Zudem profitieren gerade die Inhaber durch einen Zeitgewinn, den sie für ihre Familie nutzen können, mehr Freude an der Arbeit und von weiteren großen Vorteilen wie hohen Zusatzgewinnen pro Jahr", fasst Doris Paulus, Inhaberin der Paulus-Lager GmbH, zusammen. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Aber wie funktioniert das Ganze?

Definierte Lagerplätze

Ein wesentliches Grundelement dieses Lagersystems ist die Trennung von Standard- und Kommissionsmaterial. Ein Vorgehen, dass sich von der Bestellung über die Warenannahme, Lagerung, Verarbeitung und den Baustellenrücklauf durch den gesamten Materialfluss zieht und für alle im Betrieb transparent sowie nachvollziehbar wird. Jedes Standardmaterial wird immer auf demselben Platz gelagert, der auf der Bestellkarte mit der Mindestlagermenge beschriftet ist. Sobald die Mindestmenge erreicht ist, wird die Karte entnommen und in ein Ablagefach gelegt. Dieses leert jemand aus der Verwaltung und bestell das Material digital.

Sorgfältiger Wareneingang

Im "Paulus-Lager" gibt es eine Warenannahmezone, in der immer der gleiche Mitarbeiter ‒ oder seine Vertretung ‒, gelieferte Ware annimmt und prüft, ob sie in Ordnung ist und zur Bestellung passt. Er fängt alle Lieferfehler hier ab. Anschließend wird das Standardmaterial sofort ins Standardlager und das Kommissionsmaterial ins entsprechende Kommissionslager gebracht. Auch eine gewissenhafte Rechnungsprüfung und Nachkalkulation findet nicht mehr durch den Chef oder Arbeitsvorbereiter statt. Dies erledigt eine Verwaltungskraft im Büro.

Effiziente Produktion

Jeder Mitarbeiter in der Werkstatt und auch jeder Monteur weiß, wo sein Material lagert. Er kann es ohne Suchen oder Nachfragen nehmen und/oder in sein Fahrzeug laden. Für jeden Auftrag steht sofort das passende Material zur Verfügung. Dadurch entfallen Leerlaufzeiten, mehrfache Anfahrten und unnötige spontane Beschaffungsfahrten. Der Chef und die Verantwortlichen für die Arbeitsvorbereitung können ihre Arbeitszeit produktiver einsetzen. Die Baustellen werden schneller abgeschlossen und die Kunden sind zufriedener.

Zuverlässiger Baustellenrücklauf

Durch die Optimierung des Materialflusses wandern 20 bis 30 Prozent – anstatt der sonst üblichen 10 Prozent –, des nicht für einen Auftrag verbrauchten Standardmaterials wieder in den Produktionsprozess. Nicht mehr benötigtes Kommissionsmaterial wird möglichst an die Lieferanten retourniert. Was nicht zurückgeschickt werden kann, wandert in ein Kommissionsrestelager und wird in einem festen Turnus entsorgt. Denn meist ist es zu speziell ist, um es wiederzuverwenden.

Genaue Kalkulation

Die Artikelliste mit allen Standardmaterialien des Betriebes ist die Grundlage für die Abrechnung der Kundendienstaufträge durch die Verwaltung. Gleichzeitig dient sie als Basis für die Verwendung von Tablets für die Monteure. Die Arbeitsvorbereiter / Projektleiter können in der Artikelliste die Mindestmenge für die Projektplanung sehen. Somit wird der Gang in die Werkstatt zur Prüfung der Materialbestände überflüssig. Es bleibt also mehr Zeit, um Projekte sorgfältig zu planen und somit den Umsatz zu steigern.

Präzise Inventur

Mit dem "Paulus-Lager" ist eine schnelle und zuverlässige Inventur quasi auf Knopfdruck möglich. Die Inventur hat einen "Stehenden Wert": Es werden die Mittelwerte zwischen Min- und Max-Mengen in der Artikelliste berechnet. Das ist laut HGB erlaubt und hält einer Betriebsprüfung stand.

"Als Spezialistin für wirksame und lösungsorientierte Lagerorganisation sehe ich mich als Partnerin der Betriebe. Es geht immer um die Menschen, denen ich strukturiertes und professionelles Handeln vermittle – die ich intensiv begleite. Wenn die Prozesse durch uns reibungsloser ablaufen, hat das nur positive Folgen: immense Zeitersparnis, entspannte Mitarbeiter, bessere Liquidität und mehr Zeit für die Kunden", erklärt Doris Paulus weiter.