Die Digitalisierung ermöglicht effizientes Arbeiten von Auftragsannahme bis Zahlungseingang. Mit der "sykasoft"-Branchensoftware fließen die Daten automatisch dorthin, wo man sie braucht.

Digitalisierung beginnt bei der telefonischen Auftragsannahme: Statt auf losen Telefonzetteln landen die Anfragen gleich in der EDV. Sie können geparkt, mit Prioritäten versehen und an die zuständigen Mitarbeiter und Programmteile weitergeleitet werden.

Die Plantafel an der Wand wird heute durch die digitale Einsatzplanung am Bildschirm ersetzt. Mit dem Terminplaner verwaltet man die Anfragen und Termine flexibel in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, visualisiert Standorte und plant die Routen (mit Hilfe von Google Maps Geocoding), erzeugt Arbeitsaufträge auf Knopfdruck, hat Monteure und Werkzeuge im Blick. Der Termin-/Einsatzplaner kann (wie auch die mobilen Anbindungen) als eigenständiges Tool, ergänzend zur eingesetzten Branchensoftware, genutzt werden.

Immer mit dabei ist die digitale Kundenakte: alle Infos zu Kunden griffbereit, CRM und Kommunikation mit allen Medien. Statt in den Kundenordner schaut man heute ins Programm "Adressen" und ins KIS (Kundeninformationssystem), das alle Vorgänge und Umsatzzahlen zu Kunden übersichtlich zusammenstellt.

Ist zusätzlich das Programm "Kundendienst" (mit Datenbank der technischen Ausstattung und Fälligkeiten für Wartung und Service) im Einsatz, werden Fälligkeiten automatisch in den Terminplaner übernommen und können dann komfortabel als Auftragsvorgänge geplant sowie halb- oder vollautomatisch abgerechnet werden.

Digitalisiert ist heute auch der Einsatz vor Ort: Via "Mobile Aufträge per Webservice" hat der Monteur unterwegs auf seinem Tablet oder Notebook nicht nur die Aufträge griffbereit, sondern auch die Möglichkeit, selbständig neue Aufträge anzulegen. Er kann auf vorbereitete GC Warenkörbe zugreifen und diese in den Auftrag einfügen. Technische Ausstattung und Messwerte können direkt aktualisiert werden.

Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten ist in "Mobile Aufträge" integriert. Sie kann aber auch über die mobile Zeiterfassung per Webanwendung, z.B. auf Smartphones, erfolgen. Mobile Zeiten werden in die Büro-Zeiterfassung übernommen. Die Zeiten können exportiert, an Lohn-Programme übergeben und mit "sykasoft Regieauftrag" als Positionen automatisch abgerechnet werden.

Auch der Aktenschrank ist heute digital. Auf Wunsch werden alle Vorgänge automatisch im Kundeninfosystem als PDF archiviert. Für die revisionssichere Archivierung steht die "sykasoft Docbox Integration" bereit: nicht nur Belege aus "sykasoft", sondern auch weitere steuerrelevante Belege wie E-Mails können sicher, im Haus (nicht in der Cloud) und GoBD-konform archiviert werden.