In welchem betrieblichen Verantwortungsbereich (z.B. Kundendienst) besteht Ihres Erachtens das größte Potential für den Einsatz einer kaufmännisch-organisatorischen Software? Oder sollte man am besten gleich den ganzen Betrieb "durchdigitalisieren"?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Wenn ein Betrieb entscheidet, sich im Bereich der kaufmännisch-organisatorischen Software umzuorientieren, dann sollte er direkt komplett digital arbeiten. Gerade für Unternehmen, bei denen der Entscheider mit auf der Baustelle oder im Kundendienst arbeitet, vereinfacht und beschleunigt die digitale Arbeit die Abläufe. Mit dem Tablet oder Smartphone werden die Aufträge erfasst und abgearbeitet. Diese Aufträge werden dann über eine Cloud in das Programm auf dem PC eingespielt und es muss nur noch per Mausklick die Rechnung für den Kunden erstellt werden. Alle Vorgänge werden direkt bei den Kunden hinterlegt und können mit Fotos dokumentiert werden. Der Inhaber ist somit nicht unbedingt auf eine Bürokraft angewiesen, weil ihm die Software in Verbindung mit den Apps die Arbeit deutlich vereinfacht und zeit­sparend ist.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Das kann pauschal nicht beantwortet werden. Je nach Größe und Ausrichtung im Betrieb liegen die "Big Points" in den unterschiedlichsten Bereichen. Da macht es schon Sinn, im Vorfeld alle Betriebsprozesse zu durchleuchten und dann ­einen mittelfristigen Fahrplan für die ­Optimierung festzulegen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Mobilität, wie z.B. der "Mobile Monteur", ein durchgängiges Aufgaben-Management und auch eine Dokumenten-Automatisierung nicht selten vorne mit dabei sind.

Bax (Label Software):

Ob das größte Potential in der Verbesserung zur Projektorganisation oder in der Optimierung des Kundendienstes zu finden ist, hängt natürlich von dem jeweiligen Betrieb ab. Wenn einer nur wenig Kundendienst macht, ist die Optimierung dort nicht wichtig. Nach unseren Erfahrungen befindet sich das meiste Potential in der internen Kommunikation der Mitarbeiter und der Zurverfügungstellung von Informationen. In schlecht organisierten Betrieben wird bis zu 30 Prozent der Bürozeit aufgrund von Suchvorgängen, fehlenden Informationen und da­raus resultierenden Fehlern verschwendet. Zum Thema "Durchdigitalisieren" – EDV darf kein Selbstzweck sein. Man muss sie dort einsetzen, wo sich die Prozesse durch den Einsatz wirklich verbessern lassen. Pauschale Antworten kann es hier nicht geben.

Moser (Moser):

Ob ein "Durchdigitalisieren" für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt entscheidend von der Unternehmensstruktur, -größe sowie -klima ab. Zu beachten gilt es, dass alle am Prozess Beteiligten mitgenommen werden und eine Überforderung vermieden wird. Aus diesem Grund ist eine strukturierte Vorgehensweise, Schritt für Schritt, sowie eine aktive Einbindung der Mitarbeiter erforderlich. Ein erster Schritt kann die Einführung einer mobilen Auftragsabwicklung sein. Mit dem Einsatz des "mobilen Service" sind die Monteure mit relevanten Informationen direkt vor Ort versorgt. Auf Notfälle kann der Mitarbeiter kurzfristig reagieren und den Termin einplanen. Die Daten sind einmal erfasst und die Auftrags- ­sowie Rechnungsabwicklung erfolgt zügiger. Ein weiterer sinnvoller Schritt in die Zukunft kann die mobile Zeiterfassung sein. Hier liegt der Vorteil ebenfalls in der mobilen Erfassung der Daten und der Weitergabe der Daten ohne Medienbruch direkt in die Software.

Bilz (pds):

Nicht die Großen fressen die Kleinen, nicht die Schnellen fressen die Langsamen, sondern die digitalen fressen die nicht digitalen Unternehmen – so beschreibt sich unser aktuelles Industriezeitalter. Ganz klar muss das Ziel sein, das gesamte Unternehmen und alle Geschäftsprozesse ganzheitlich und digital zu organisieren, damit Kommunikationslücken und Medienbrüche ausgeschlossen werden. Eine solche "brachiale" Umstellung fürchten Unternehmer natürlich und schieben diese Entscheidung auf die lange Bank. Deshalb ist eine geplante schrittweise und prozessorientierte He­rangehensweise hier sinnvoll.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen "Full-HD"-Satellitenreceiver für hochauflösende Fernsehbilder gekauft und schließen ihn an einen Röhrenfernseher an (vorausgesetzt, das ist technisch überhaupt noch möglich). Sie werden das ­Potential des neuen Gerätes nicht an­satzweise ausschöpfen können. Dieses Beispiel soll illustrieren, warum aus meiner Sicht nicht auf halbem Wege mit der "Digitalisierung" der Betriebsorganisation aufgehört werden sollte. Selbstverständlich kann man unsere kaufmännisch-organisatorische Software schrittweise einführen und muss nicht von einem auf den anderen Tag alle eingespielten Betriebsabläufe in die EDV übertragen. Aber das Ziel sollte sein, dass die Betriebsorganisation komplett ohne Medienbrüche auskommt. Jeder Medienbruch bremst die Prozesse aus und generiert zeitliche oder monetäre Verluste.

Das größte Potential im SHK-Bereich sehe ich bei Wartungs- und Service-Verträgen und bei der mobilen Auftragsabwicklung. Diese beiden Bereiche greifen direkt ineinander und sind äußerst zeitkritisch. Hier eliminiert eine volldigi­tale Abwicklung Reibungsverluste und ermöglicht dem Mitarbeiter ein angenehmes und effektives Arbeiten.

Es geht aber nicht nur um Optimierung des bereits Vorhandenen. Es geht auch um zahlreiche angenehme Nebeneffekte ohne zusätzlichen Aufwand, wie z.B. die automatische Archivierung aller ausgehenden Dokumente, E-Mails und Belege oder die Übermittlung von Checklisten und Baustellenfotos mit der mobilen Auftragsabwicklung. Aus diesem Grund setzen wir mit Streit-"V.1" auf eine ­"All-in-One"-Lösung. Wer Daten nur ­einmal digital erhebt und sie dann für alle Geschäftsbelange nutzen kann, erhält den größtmöglichen Nutzen aus dem ­geringstmöglichen Arbeitsaufwand.

Saam (Syka-Soft):

Im Bereich Kundendienst besteht ein ­großes Potential, aber auch bei der Standardisierung von Angeboten und beim Thema Corporate Identity und Kun­denbeziehungsmanagement (CRM). Ob man den ganzen Betrieb "durchdigitalisieren" sollte, hängt von den Mitarbeitern ab. Manche Mitarbeiter lassen sich nicht digitalisieren. Man sollte auch nicht davon ausgehen, dass Software automatisch die Probleme löst. Man sollte die Software gezielt zur Optimierung der Organisation nutzen – und dabei nicht an alten Abläufen festhalten, sondern diese überdenken.

Mit welchem Werkzeug bzw. Modul Ihrer Softwarelösung kann dieses ­Potential gehoben werden?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Mit unserem Software-Produkt "Kaufmann" in Verbindung mit dem Modul "Wartung" sowie der "Kaufmann App Kundendienst" ist der Einzel- bzw. Kleinunternehmer optimal für seine Arbeitsabläufe gewappnet. Durch das Zusammenspiel dieser Module werden alle Arbeiten zeitnah abgerechnet und dem Kunden in Rechnung gestellt. Dadurch werden die Investitionskosten dem Unternehmen in kurzer Zeit wieder zugeführt, weil keine ausstehenden Rechnungen in Vergessenheit geraten.

Für mittlere und größere Betriebe bieten wir unseren Kunden ein komplettes Portfolio von der kaufmännischen Software über Wartung, Nachkalkulation, Projektmanagement, Lagerverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt sowie Kassenführung. Die Software ist sowohl für die Einzelplatz-Nutzung als auch für die Nutzung im Netzwerk erhältlich.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Die Handwerkersoftware "kwp-bnWin.net" und auch Vaillant-"winSOFT" bieten hier verschiedene, kombinierbare Module, um nach einer gemeinsamen Prozess-Analyse beim Handwerker die zuvor beschriebenen "Big Points" zu heben. D.h., im Gesamtkontext die Punkte vorrangig und vor allem nachhaltig umzusetzen, die das größte Optimierungspotential im Betrieb bieten. Die dabei meist genutzten Module sind der "Mobile Monteur", das "Mobile Büro", "Archiv" und "Aktivitäten-Management" in Verbindung mit dem KWP-"EDi". Genau dieser "EDi" eröffnet in den verschiedensten Bereichen Möglichkeiten zur Büro-Automatisierung.

Bax (Label Software):

Für die von mir angesprochenen Bereiche wäre die "Aufgabenverwaltung" und unser "CRM"-Modul wichtig. Aber man darf eine Software nicht als eine Aneinanderreihung von einzelnen Modulen und Funktionen betrachten. Es ist extrem wichtig, dass alles miteinander verzahnt ist. In einer guten Software werden keine Informationen doppelt erfasst, sondern stehen an allen erforderlichen Stellen zur Verfügung. Wichtig ist, dass möglichst alle Informationen ohne zusätzlichen Aufwand beim normalen Arbeiten entstehen. Dann stehen Auswertungen quasi als Bonus zur Ver­fügung.

Moser (Moser):

Das Gesamtpaket zählt und jedes Unternehmen ist anders. An erster Stelle steht das persönliche Gespräch, um die bestmögliche Lösung für unsere Kunden zu finden. Das kann bei dem einen Anwender ein Modul sein, bei einem anderen Nutzer kann eine völlig andere Lösung sinnvoll sein. Die persönliche Beratung von Mensch zu Mensch steht für uns im Vordergrund. Ist die passende Lösung für den Kunden gefunden, unterstützen wir unsere Kunden in der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen. Eine mög­liche Lösung kann beispielsweise die Einführung des "mobilen Service" sein.

Bilz (pds):

Unsere pds-Handwerkersoftware bildet alle Geschäftsprozesse, von Preisanfragen und Kalkulationen, der Auftragsbearbeitung und Fakturierung über den mobilen Kundenservice und Zeitmanagement bis hin zur Projektverwaltung, Lohn- und Finanzbuchhaltung und der Bilanzierung ab. Das heißt, wir bieten für alle Bereiche und für alle relevanten Prozesse eine Software-Komplettlösung an, die auf dem neuesten Stand der ERP-Entwicklung ist. Mitarbeiter, die auf Baustellen arbeiten und die Wartungs- und Serviceaufträge abwickeln, statten wir mit modernen Apps aus, die dem Anwender alle prozessrelevanten Daten zur Verfügung stellen. "Software as a Service" oder besser "IT as a Service" wird die tragende Rolle der digitalen Ära ausmachen.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Im Fall des Kundendienstes würde unser Modul Streit-"V.1 Wartung und Service" durch die "Mobile Auftrags- und Service-Abwicklung" ergänzt. So können alle Wartungs- und Service-Aufträge verwaltet und entsprechende Arbeitsaufträge digital erteilt werden. Die Aufträge werden an den Tablet-PC des Monteurs übertragen und von ihm abgearbeitet. Zu­sätzliche Checklisten für den Monteur können ebenfalls an den Tablet-PC übertragen werden. Vor Ort erstellte Messwertedokumentationen oder Fotos werden dem Auftrag hinzugefügt.

Nach Abschluss eines Wartungs- oder Service-Auftrages wird die Bestätigung der erledigten Arbeiten direkt auf dem Tablet-PC vom Kunden unterschrieben. Mit Hilfe der elektronischen Zeiterfassung werden optional An- und Abfahrten, Arbeitszeiten und unproduktive Zeiten ermittelt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Auftrag auf dem mobilen Gerät abgeschlossen ist, kann die Rechnung fakturiert werden.

Saam (Syka-Soft):

Da wäre zum einen der "Terminplaner" für die Organisation von Einsätzen. Aus ihm können automatisch Vorgänge für das Auftragsprogramm erzeugt werden. Für die schnelle und kundenorientierte Erfassung von Arbeits­aufträgen gibt es die "Auftragsannahme", ein "Callcenter-Tool", das von jedem bedient werden kann. Effizienzsteigernd ist auch die An­bindung ­mobiler Lösungen (Aufträge, Arbeitszeiten, Termine per Webservice oder per Cloud), CRM und Aufgabenverwaltung im Programm „Adressen“ ­sowie Wartungsabwicklung und Facility Management im Programm "Kundendienst". Durch die Zusammenarbeit der Module auf Basis einer SQL-Datenbank und die automatische PDF-Archivierung ist jedes Dokument schnell im Zugriff; historische Informationen sind sofort zur Hand.

Ein Thema, das die SHK-Fachbetriebe aktuell besonders umtreibt, ist das Produkt- bzw. Package-Labeling für Wärmeerzeuger und Speicher bzw. Systempakete nach der europäischen Ökodesign-Richtlinie (ErP). Welche Lösung bietet Ihr Unternehmen, um die Anforderungen zu erfüllen, die sich hieraus ergeben?

Hottgenroth (Hottgenroth Software):

Beim Package-Labeling sind wir gut aufgestellt. Hottgenroth Software ist mit im Kreis der Teilnehmer, die das Labeling mit der IDS-Schnittstelle aktiv gestalten. Bei Veranstaltungen halten wir Vorträge, um die Kunden über das Thema zu informieren. Aus unserer kaufmännischen Software heraus wird ein Label erstellt, das dem Handwerker bereitgestellt wird. Die Massen können beispielsweise als Stückliste aus den technischen Berechnungsprogrammen von Hottgenroth/ETU eingespielt werden. Der Aufwand für den Anwender ist dabei sehr gering und er erreicht das Ziel, eben dieses Label zu erstellen, sehr schnell und unkompliziert. Mit unseren technischen Software-Produkten, wie z.B. "TGA Heizung" für die Berechnung der Heizlast nach EN 12831, hat der Handwerker außerdem die Möglichkeit, gleich­zeitig die Berechnungen zu der gelabelten Anlage nachzuweisen.

Rixinger (KWP Informationssysteme):

Mittlerweile gibt es ja verschiedene Hersteller, die für ihre Produkte das Energieeffizienzlabel mit Datanorm 5 als Bild-Information mit an­bieten. Die Datanorm 5 kann sowohl in "kwp-bnWin.net" als auch in Vaillant-"winSOFT" schon heute problemlos verarbeitet werden. Auch eine zentrale Lösung ähnlich wie z.B. IDS wäre ein vernünftiger Ansatz. Sobald hier die Hersteller und Lieferanten ein einheitliches Verfahren für die Berechnung und die Darstellung anbieten, werden wir dieses an­koppeln.

Bax (Label Software):

Dieses Thema ist glücklicherweise gut geregelt. Das VdZ – Forum für Energieeffizienz in der Gebäudetechnik e.V. wird über die ITEK ein Portal zur Verfügung stellen, an das wir Softwarehäuser die Angebote mit einer Schnittstelle, ähnlich der IDS, hochladen können. Nach kurzer Zeit werden die Zertifikate/Ökosiegel als PDF-Datei an unsere Software zurückgesendet. Der Handwerker muss diese PDF zusammen, mit dem Angebot ausdrucken und dem Endkunden zur Verfügung stellen.

Wir werden die Programmierung für unsere Kunden rechtzeitig im Rahmen der Wartungsverträge kostenlos vornehmen.

Moser (Moser):

Die Herausforderung bei der Verbrauchskennzeichnung von Wärmeerzeugern liegt in einer einfachen und praktikablen Lösung für die SHK-Branche. Unsere Anwender müssen in der Lage sein, ihren Kunden ein Datenblatt sowie das Paketlabel zur installierten Verbundanlage auszuhändigen. Die Anforderung der erforderlichen Unterlagen soll aus der Programmoberfläche der Handwerkersoftware heraus angestoßen werden. Der übergreifende Datenaustausch erfolgt über die IDS-Connect-Schnittstelle und diese unterstützen auch wir. Die Informationen aus unserer Handwerkersoftware werden in eine Produktdatenbank übertragen, die Berechnung des Labels in der Datenbank durchgeführt und die Informationen in unsere Handwerkersoftware zurück übermittelt.

Bilz (pds):

Zu diesem Thema haben wir uns gerade mit dem BVBS Bundesverband Bausoftware e.V. und seinen Mitgliedern abgestimmt und eine einheitliche Lösung gefunden. In Zukunft werden wir die zukünftig verpflichtenden Produktlabels direkt vom Großhändler in unsere Software via Schnittstelle übertragen, sodass sie zum Angebot oder Auftrag mit ausgegeben werden können. Die Labelerzeugung wird über Softwareprodukte des Großhandels realisiert. Damit schaffen wir für SHK-Fachbetriebe ein optimales Handling und bieten Unterstützung an den Stellen, wo es benötigt wird.

Gmeiner (Streit Datentechnik):

Systempakete, die bereits komplett vom Großhandel oder von Seiten der Industrie zusammengestellt werden, erhalten das passende Labeling ja bereits an der Quelle.

Um aber den SHK-Betrieben auch in Zukunft die Planung von Verbundanlagen aus Komponenten verschiedener Hersteller zu ermöglichen, sind aus meiner Sicht vor allem die Hersteller von technischen Software-Produkten gefordert.

Dennoch stehen auch wir zu diesem Thema im regen Austausch mit unseren Kunden, um auf die tatsächlichen Anforderungen, die durch die Um­setzung der Richtlinie an unsere kaufmännische Software entstehen, bestmöglich reagieren zu können. So bereiten wir z.B. unsere Artikel-, Anlagen- und Objektstammdaten vor, damit alle notwendigen Informationen zu Energieeffizienzklassen, Bonuspunkten und weiteren Kriterien über die bekannten Schnittstellen importiert und in den Stammdaten hinterlegt werden können.

Saam (Syka-Soft):

Ich bin seit 1996 Mitglied im BVBS und arbeite in Arbeitskreisen zu Software und Datenaustausch in der Baubranche mit – von daher sind wir ganz nah an diesem Thema dran. In Zusammenarbeit des BVBS mit den maßgeblichen Verbänden wird ja eine Lösung erarbeitet, die wir dann auch so schnell wie möglich unterstützen und unseren Kunden anbieten. Durch die umfangreichen Möglichkeiten der Druckgestaltung wird das Ökolabel wie gewünscht gedruckt werden. Sobald der Webservice, den der Branchenverband VdZ erarbeitet, verfügbar ist, werden wir diese Option zeitnah umsetzen.

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