Papier-Dokumente zu scannen ist nicht aufwendiger, als sie zu kopieren. Doch der Mehrwert ist deutlich höher. An vielen Stellen kann das Scannen sogar entfallen, weil die Branchensoftware digitale Dokumente automatisch zur Verfügung stellt. Das gilt zum Beispiel für Angebote und Ausgangsrechnungen. Andere Dokumente liegen schon digital vor - wie etwa PDFs, E-Mails, Fotos usw. Dann geht es nur noch darum, sie in die Finde-Struktur einzufügen.

Wichtig sind die Ablagestrukturen und die Zugriffsmöglichkeiten. Jedes Dokument sollte rasch zur Verfügung stehen und zwar

• über die betreffende Baustelle beziehungsweise den Kleinauftrag,
• über die Baustellen- und die Kundenadresse,
• bei Eingangsrechnungen über den Lieferanten usw...

Ist die Archivierung passend in die Arbeitsprozesse eingebunden, entstehen diese Verbindungen weitgehend automatisch. Wird beispielsweise der Monteurbericht bei der Stundenerfassung des Kundendienstauftrages gescannt, wird er diesem automatisch zugeordnet.

Was sollte digital archiviert werden?

Es geht an der Stelle nicht um die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften, sondern um die Erhöhung der Arbeitseffektivität im Unternehmen. Die Leitfrage lautet daher: Was ist sinnvoll für den Betrieb? Diese Punkte bieten sich an und sind eine Überprüfung wert:

• Ausgangsrechnungen (Eine PDF-Datei sollte automatisiert beim Rechnungsdruck erstellt werden);
• Eingangsrechnungen (ZUGFeRD-Rechnungen kommen bereits als PDF);
• Relevanter Schriftverkehr;
• Kundendienstberichte (Mobil erstellte Berichte liegen bereits als PDF vor);
• Technische Informationen, Inbetriebnahme-Protokolle, Wartungs- und Arbeitsberichte;
• Fotodokumentation vor, während und nach der Bauphase;
• E-Mails, Aufbewahrung als Datei, sinnvoll bei allen mit Projekt-/Auftragsbezug;
• Eingehende Lieferscheine;
• Messenger-Informationen mit Bezug zu Baustellen (wünschenswert).

Zu guter Letzt

Die digitale Archivierung umfasst sehr Unterschiedliches. Es gibt den komplexen Bereich der rechtlichen Vorschriften mit GoBD, Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfristen etc.. Losgelöst davon gibt es den praktisch-organisatorischen Bereich ohne rechtliche Vorschriften. Hier lässt sich mit wenig Aufwand ein enormes Potenzial an Arbeitserleichterung erschließen.

Digitale Archivierung mithilfe einer Branchensoftware

Die vollen Vorteile einer digitalen Archivierung kommen nur in Verbindung mit der passenden Branchensoftware, zum Beispiel von Label Software, zum Tragen. Dann können die passenden Dokumente in den jeweiligen Programm-Modulen gezeigt werden – und zwar ohne ‚Suchen‘. Die Branchensoftware „weiß“ bei einem Projekt, einer Adresse, einem Kleinauftrag welche Eingangsrechnungen, Protokolle usw. dazu archiviert sind und kann sie automatisch anzeigen.

Natürlich kann man mit dem Betriebssystem eine eigene Verzeichnisstruktur erstellen, in der dann zum Beispiel die Rechnungen in einem Ast ‚Rg2022‘ abgelegt werden. Die Suche bleibt dabei umständlich, man spart nur den Weg ins Archiv. Etwas besser geht es mit freien Archivierungsprogrammen wie ELO, Dokuware usw., die eine Verschlagwortung und eigene Strukturen ermöglichen.

Technische Fragen dazu, welche Scanner eingesetzt werden, ob man an jedem Arbeitsplatz einen Scanner installiert oder es einen zentralen Scanner für alle gibt, ob es einen automatischen Einzug geben musss usw. müssen individuell geklärt werden. Da heute noch viele Rechnungen als Papier kommen, sollte in der Buchhaltung ein Scanner stehen. Je mehr die Digitalisierung voranschreitet, desto weniger wird ein Scanner benötigt. Selbst ein Handy kann heute als Scanner genutzt werden. Wenn die Zuordnung zum Projekt, Kleinauftrag usw. per App erfolgen kann, geht auch das schnell. Der Vorteil ist dabei, dass dies auch direkt beim Kunden vor Ort erfolgen kann.

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