Suchen gehört zu den unproduktivsten und zugleich nervenaufreibendsten Tätigkeiten im Unternehmen, ganz besonders, wenn es eilt.

Der digitale Zugriff auf Dokumente entspannt die Situation immens und gehört zu den wichtigsten Schritten in der Digitalisierung Solche Vorgänge gibt es oft: Ein Kunde ruft an, ein Monteur war letztens bei ihm, und er hat jetzt Fragen zur Rechnung.

Nun sind zwei Szenarien denkbar:

• In Betrieb A hört er am Telefon eine entspannte Stimme, die sagt: „Einen Moment bitte! So, da habe ich die Rechnung, den Monteurbericht, den Lieferschein, 2 Fotos und den E-Mail-Verkehr. Was ist genau Ihre Frage?“
• In Betrieb B hört er am Telefon eine genervte Stimme, die sagt: „Einen Moment bitte, ich brauche noch eben einen Stift. Sagen Sie mir bitte die Rechnungsnummer, ich suche mir die Unterlagen raus und rufe Sie zurück!“.

Die Mitarbeiter im Betrieb A haben alle relevanten Dokumente auf Knopfdruck digital zur Verfügung. Im Betrieb B müssen sie in Ordnern wühlen und die einzelnen Dokumente mühsam zusammensuchen. Betrieb A ist schneller, spart Arbeitszeit und damit Geld und hinterlässt beim Kunden einen deutlich kompetenteren Eindruck. Er vermittelt das Bild eines modernen Dienstleisters.

Dieser Artikel soll den Weg von Betrieb B zu Betrieb A beschreiben. Er handelt davon, wie durch digitale Verfügbarkeit der wichtigsten Dokumente Zeit, Arbeit und Nerven eingespart werden können. Es geht hier nicht um die Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sondern nur um die Vorteile für den Betrieb und die Mitarbeiter und damit auch für den Kunden.

Wo lohnt sich die digitale Verfügbarkeit?

Alle wichtigen Dokumente und Vorgänge auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben, macht die tägliche Arbeit an vielen Stellen deutlich schneller, einfacher und leichter. Die Vorteile gleichen den damit verbundenen und überschaubaren Aufwand bei Weitem aus.

Die nachfolgenden Beispiele verdeutlichen das:

Beispiel 1: Bearbeitung von Kundenreklamation Wenn bei einer Kundennachfrage wie eingangs dargestellt oder gar bei einer Reklamation aufgrund der Verfügbarkeit von Rechnungen, Arbeitsberichten, Checklisten, Protokollen etc. alles sofort und direkt geklärt werden kann, spart das nicht nur Zeit und Geld, sondern zeigt den Betrieb als gut organisiert und kundenorientiert. Das wirkt sich positiv auf das Image des Unternehmens aus.

Beispiel 2: Beurteilung von Projekten Bei der Beurteilung eines Projektes, egal ob während der Ausführung oder zur Nachkalkulation, ist neben der Kontrolle der Zahlen der schnelle Blick in die gespeicherten Eingangsrechnungen, Protokolle, Arbeitsberichte, Fotos etc. oftmals eine hilfreiche Ergänzung.

Beispiel 3: Prüfung von Eingangsrechnungen Das einmalige Scannen von Eingangsrechnungen ersetzt das mehrfache Kopieren und vereinfacht die digitale Weitergabe, zum Beispiel zur Prüfung durch den zuständigen Mitarbeiter (Bauleiter). Die Methode ZUGFeRD erspart sogar das Scannen, die bereits vorhandene PDF muss nur entsprechend abgelegt werden. Das Dokument geht nicht mehr physisch auf die Reise durch den Betrieb und landet dann im Stapel eines übervollen Schreibtisches, sondern gelangt als digitale Aufgabe zum Empfänger. Aufgrund der Verknüpfung zur Baustelle und möglicherweise auch zur Ausgangsrechnung sind Ersatzteile für Reparaturen schnell zu identifizieren.

Beispiel 4: Prüfung von Ausgangsrechnungen Wenn der Arbeitsbericht, falls vorhanden eine Fotodokumentation und die Zeitbuchungen digital zur Verfügung stehen, ist eine schnelle Prüfung möglich. Fehler, wie nicht abgerechnete Stunden, vergessenes Material oder - bei Pauschalaufträgen - zusätzlich ausgeführte und damit zusätzlich abzurechnende Arbeiten werden schnell erkannt. Hier kann das Scannen eingespart werden, wenn der Auftrag mobil digital abgewickelt wird.

Digitale Archivierung: wenig Aufwand, großer Nutzen

Eine Digitalisierung lohnt sich für alle Dokumente, auf die ein schneller Zugriff möglich sein soll. Der Zugriff kann sogar von mehreren Personen gleichzeitig erfolgen. Die Vorteile sind der Wegfall der Suche, die sofortige Verfügbarkeit und daraus resultierend weitere Zeitersparnisse.

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