It’s „ToolTime“!

In Berlin-Weißensee, unweit vom Zentrum der Hauptstadt, hat die Firma PLUS Heizung Sanitär ihren Sitz.

Das sechsköpfige Team kümmert sich unter anderem um die Installation, Reparatur und Wartung von Sanitär- und Heizanlagen, Altbausanierung und Erneuerung von Steige- und Fallleitungen. Maik Radner führt den Betrieb seit über 30 Jahren. Viele Dinge haben sich in der SHK-Welt seitdem verändert. Was jedoch die Betriebsführung betrifft, ist eine Problematik immer gleichgeblieben: die Papierflut im Büro.

Damit waren nicht nur verloren gegangene Arbeitsscheine gemeint, die zu Mehrarbeit im Büro führten. Auch die steigenden Papierberge, die aus repetitiven Arbeitsabläufen wie Angeboten und Rechnungen entstanden, wurde immer unübersichtlicher - von der Archivierung und Dokumentation ganz zu schweigen. Mit dem steigenden Zeitaufwand stieg auch der Frust im Betrieb. Radner wollte handeln und seinen Betrieb endlich vollständig digital aufstellen.

„Ich war der treibende Keil für eine digitale Lösung im Betrieb, da mich die ganze Papierflut genervt hat”, sagt er. „Ich brauchte ein System, das alle Betriebsabläufe digital abwickelt, und nebenbei so einfach zu bedienen ist, dass es jeder Mitarbeiter im Betrieb auch versteht.”

Digitale Lösung

Nach ausgiebiger Recherche stieß Radner letztendlich auf „ToolTime“. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Software, die die Arbeitsabläufe in Handwerksbetrieben aller Größen und Gewerke digitalisiert, indem sie Büro und Baustelle vernetzt - mit einer korrespondierenden Büro- und einer Smartphone-Anwendung. Die Bürokraft nutzt also im Büro „ToolTime“ für Angebote, Rechnungen, Terminplanung und Mitarbeiterdisposition, während die Monteure auf ihrem Smartphone „ToolTime“ zur Dokumentation, Zeiterfassung und zur Erstellung des digitalen Arbeitsscheins nutzen. Beide Applikationen kommunizieren miteinander, somit landen neue Termine aus dem Büro direkt auf dem Handy des Monteurs und unterschriebene Arbeitsscheine direkt wieder im Büro.

Zeitsparende Arbeitsweisen

Seit der Implementierung von „ToolTime“ hat sich sowohl der Arbeitsalltag von Sina Ebers, die für die Büroarbeit in dem SHK-Betrieb zuständig ist, als auch der Alltag der Monteure erheblich verbessert.

Ebers beginnt ihren Tag nun damit, dass sie die Termine für die Monteure plant und in der Software abspeichert. Der entsprechende Monteur sieht den aktuellen Termin dann mit allen relevanten Informationen, wie zum Beispiel der Adresse direkt auf seinem Handy und kann sich sofort auf den Weg machen oder gegebenenfalls direkt dorthin navigieren lassen. Früher hätte Ebers viele Telefonate mit den Monteuren führen müssen, um alles richtig zu koordinieren. Das gehört nun der Vergangenheit an. „Wir sind im Betrieb nun sehr viel besser strukturiert. Ich kann die Jungs losschicken, und jeder weiß genau, welche Termine er wann wahrzunehmen hat”, so Ebers.

Der jeweilige Monteur führt indessen beim Kunden die entsprechende Leistung durch. Nachdem er mit seiner Arbeit fertig ist, dokumentiert er diese mit seinem Smartphone in „ToolTime“. Hier kann er eine unbegrenzte Anzahl an Fotos direkt im jeweiligen Projekt ablegen und hat zusätzlich die Möglichkeit, Kommentare schnell und einfach per Spracheingabe einzusprechen, ohne alles mühevoll eintippen zu müssen. Die gesamte Dokumentation mit Bildern landet direkt via „ToolTime“ im Büro.Zusätzlich dokumentiert der Monteur seine Arbeitszeiten direkt in der App. Bevor er wieder zurückfährt, lässt er sich die erbrachte Leistung noch mittels digitaler Signatur bestätigen. Alle Unterlagen sind sofort in Form eines digitalen Arbeitsscheins bei Sina Ebers im Büro verfügbar. Sie kann also unmittelbar mit der Rechnungserstellung beginnen. Dadurch kommt es zu einer enormen Zeitersparnis: „Durch die Einführung von ‚ToolTime‘ sparen wir 25 Prozent unserer Zeit im Büro", so Ebers. Eingesparte Zeit bedeutet eingespartes Geld, das weiß auch Radner. Dank seiner Bemühungen, den eigenen Betrieb zu digitalisieren, hat er von beidem nun mehr.

Was bedeutet Digitalisierung im SHK-Betrieb?

Am Beispiel von PLUS Heizung Sanitär wird deutlich, dass Digitalisierung im SHK-Betrieb nicht notwendigerweise ein langwieriger, schwieriger Prozess sein muss. Stammdaten lassen sich schnell integrieren, Materialkataloge problemlos einpflegen. Büro und Baustelle sind optimal miteinander vernetzt.

Möglich macht das eine Cloud – das bedeutet, dass die Daten in „ToolTime“ immer und von überall verfügbar sind, auf jedem Endgerät, egal ob im Büro, auf der Baustelle oder zuhause auf der Couch. Außerdem ist das Programm mit allen Betriebssystemen kompatibel. Die Anwendung kann auf Mac- und Windows-PCs sowie auf Apple- und Android-Geräten genutzt werden. Durch die Echtzeit-Synchronisation der Daten sind die Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand und haben immer und überall Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen und Informationen. Dadurch erübrigen sich zeitaufwendige, doppelte Nachfragen über das Telefon und unnötige Fahrten, um vergessene Dokumente einzusammeln. Der Arbeitsalltag wird dadurch effizienter und entspannter - sowohl für den Betrieb, als auch für dessen Kunden.